Journal Review #4 Business processes and information systems in the Ghana cocoa supply chain: A survey study

 By Emmanuel Ahoa, Ayalew Kassahun, Bedir Tekinerdogan

PENDAHULUAN

Kakao berkontribusi secara substansial pada pasar komoditas dunia dan relevansi globalnya tidak dapat diperdebatkan. Kakao adalah bahan mentah utama untuk sektor cokelat global yang bernilai $ 150 miliar pada tahun 2014 (Financial Times, 2015). Secara global, 40–50 juta orang bergantung pada rantai pasokan kakao untuk mata pencaharian mereka (Beg dkk., 2017). Sebagai penghasil dan pengekspor biji kakao terbesar kedua di dunia, industri kakao Ghana menyumbang 20% dari produksi kakao global (Monastyrnaya dkk., 2016). Saat ini, sektor tersebut menyumbang 30% dari total pendapatan ekspor di negara (Monastyrnaya dkk., 2016). Selain itu, Rantai Pasokan Kakao Ghana (GCSC) memberikan pendapatan bagi enam juta orang, mewakili 30% populasi di Ghana.

GCSC terdiri dari beragam pemangku kepentingan yang memiliki peran berbeda dan berbeda dalam kebutuhan, latar belakang, dan kondisi tempat mereka beroperasi. Petani bertanggung jawab untuk menanam dan memanen biji kakao. Pedagang kakao, yang secara resmi disebut Perusahaan Pembelian Berlisensi (LBC), mengawasi pembelian dan pengangkutan biji kakao dalam kantong di dalam negeri. Masyarakat sipil, di sisi lain, berkontribusi untuk mengadvokasi proyek transformatif di GCSC. Pemerintah mengontrol dan mengawasi, melalui Ghana Cocoa Board (COCOBOD), aktivitas para pemangku kepentingan di GCSC (Antwi Opoku dkk., 2015)

Meskipun kakao memegang posisi terdepan dalam perekonomian Ghana, tidak ada upaya eksplisit yang dilakukan dalam pemodelan dan pendokumentasian proses bisnis rantai pasokan kakao. Juga, sedikit yang diketahui tentang adopsi sistem TI (Teknologi Informasi) di sektor kakao Ghana. Oleh karena itu, sulit untuk mengidentifikasi hambatan saat ini dalam mengadopsi TI, dan juga meningkatkan penyelarasan proses bisnis di sepanjang rantai pasokan kakao Ghana.

Selain itu, kurangnya akses informasi menjadi perhatian beberapa pelaku GCSC. Informasi adalah sumber kekuatan, dan dengan demikian ketidaksetaraan dan pengucilan mempengaruhi para aktor secara negatif (Gereffi dkk., 2005; Laven, 2010). 

Tujuan utama dari penelitian ini adalah memodelkan bisnis secara formal memproses dan mendeskripsikan sistem TI yang mendasari di GCSC sehingga yang paling mutakhir menjadi terkenal dan dipahami dengan baik. Untuk mencapai tujuan tersebut, telah dirumuskan empat Pertanyaan Riset (RQ), yaitu:

RQ1: Siapa aktor utama GCSC dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain?

RQ2: Bagaimana proses bisnis para pelaku saat ini?

RQ3: Apa sistem TI yang mendasari yang digunakan oleh para aktor? dan, RQ4: Bagaimana sistem TI mendukung proses bisnis?

Untuk menjawab pertanyaan ini, kami telah melakukan pendekatan sistematis menggunakan survei dan penelitian ilmu desain. Kami melaporkan hasil studi dan menyajikan pelajaran yang didapat. Sisa dari makalah ini disusun sebagai berikut. Di bagian2 kami memberikan informasi latar belakang yang berkaitan dengan proses bisnis dan TI. Di bagian3 kami menyajikan metodologi penelitian yang telah kami adopsi. Bagian4 mendeskripsikan hasil dan pembahasan yang meliputi model proses bisnis formal dan gambaran sistem IT pendukung. Di bagian5 kami memberikan kata penutup.

 

Latar Belakang

 

Para Pelaku dalam Rantai Pasok Kakao Ghana berkontribusi dalam proses Produksi, Transportasi, dan Pemasaran. Terdapat tiga pelaku utama dalam GCSC, yaitu :

1.Petani ; Ada sekitar 800.000 rumah tangga penghasil kakao di Ghana

2.LBC ; LBC memiliki Manajer Distrik (DM) yang tinggal di kabupaten penghasil kakao. DM ini jugmmemiliki juru tulis pemasaran yang secara resmi disebut Panitera Pembelian (PC).

3.CO-BOD ; lembaga pemerintah yang mengontrol dan mengawasi produksi dan pemasaran

kakao dan menjalankan tanggung jawabnya dengan dukungan dari lima anak perusahaan utamanya

 

Proses Bisnis  di GCSC terdiri dari : 

•Mendeskripsikan proses bisnis sebagai rangkaian aktivitas, tugas, peristiwa, dan keputusan.

•Pemodelan proses bisnis adalah bagian penting dari manajemen proses bisnis, yang berkaitan dengan integrasi dan desain ulang proses bisnis dari suatu rantai pasokan

•Teknik yang banyak digunakan untuk menyajikan proses bisnis adalah BPMN

 

Sistem Informasi pada GCSC :

•Sistem informasi digunakan untuk mengelola dan mendukung proses bisnis dan merupakan tulang punggung setiap organisasi

•Sistem TI yang digunakan untuk :

oPemasaran

oAkuntansi

oPenerimaan

oManajemen sumber daya manusia

            osistem pengadaan

 

Desain Penelitian

 

 

Sampel pada Penelitian ini terdiri dari 56 responden dari berbagai kelompok yang telah diwawancarai pada bulan Desember 2016. 3 Kuesioner terpisah disiapkan untuk tiga jenis pelaku bisnis utama. Kuesioner berisi pertanyaan diantaranya tentang ;  

•Latar Belakang

•Proses Bisnis As-Is 

•Sistem Informasi

 

 

Teknik Purposive Sampling digunakan sebagai prosedur pemilihan responden. Teknik yang digunakan menunjukkan bahwa setiap pelaku rantai pasokan yang dipilih didasarkan pada peran fundamental mereka

 

Selama proses pengumpulan data, para pelaku dibuat untuk menunjukkan sistem TI yang mendasari dan teknologi perangkat keras yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis mereka. Tanggapan mereka diselaraskan dan didigitasi. Sistem TI tersebut kemudian dikategorikan menurut kegiatan bisnis yang didukungnya.

 

Hasil dan Pembahasan

 

   

Tiap Peran Rantai Pasok Kakao dan Hubungannya

 

 

Proses Bisnis Petani Kakao

 

 

Proses bisnis usaha tani kakao terdiri dari lima kegiatan utama: operasi pra-tanam, pengadaan bibit kakao (digambarkan sebagai dua tugas BPMN yang terpisah: meminta dan menerima bibit kakao), penanaman / pemeliharaan kebun, panen, dan kegiatan pasca panen

 

Adopsi TI

 

Bagian ini menyajikan TI yang digunakan oleh para pelaku di GCSC untuk mendukung proses bisnis mereka. Menurut deskripsi Piccoli (2014) dari sistem informasi, komponen teknis mengacu pada perangkat lunak dan sistem perangkat keras yang digunakan. Kegiatan manual yang digunakan untuk pemrosesan informasi sebagian merupakan bagian dari sub-sistem sosial (para pelaku dan hubungan mereka), dan sebagian lagi ke dalam komponen teknis (misalnya, formulir kertas)

 

Sistem IT Petani Kakao

 

Dari 20 petani kakao yang menjadi sampel penelitian, 16 (80%) ponsel sendiri. Hanya satu petani kakao yang memiliki tablet. Dari 16 petani, setengah dari mereka memiliki akses internet dalam bentuk data seluler di ponsel mereka. Hasil survei menunjukkan bahwa penggunaan sistem TI oleh petani kakao hampir tidak ada. Buku tabungan faremrs dapat didigitalisasi dan informasinya dapat diakses oleh para petani yang memiliki akses internet. Para petani tersebut dapat dilatih tentang cara menggunakan buku tabungan digital mereka, dan ini akan mendorong para petani lainnya untuk mengikutinya. 

 

 

 

Para petani diminta untuk menunjukkan sistem TI dan teknologi perangkat keras yang digunakan untuk mendukung proses bisnis mereka saat ini dalam rantai pasokan kakao. Hasil ditampilkan diTabel 3 menegaskan dukungan TI yang tidak memadai dan penggunaan teknologi perangkat keras yang buruk yang dirinci oleh Otchere dkk. (2013); Antwi Opoku dkk. (2015)dan Ato Kumi (2016).

 

KESIMPULAN

Pelaku utama dalam GCSC tidak hanya petani kakao, PBK, dan COCOBOD seperti yang banyak dilaporkan dalam literatur, tetapi juga unit bisnis dalam organisasi ini, seperti PC, DM, PM, dan OM dalam LBC. Temuan kami menunjukkan bahwa terdapat banyak penyerahan dan waktu tunggu dalam proses

bisnis para pelaku. Untuk menerapkan aplikasi perangkat lunak yang tepat dan menggunakannya secara tepat untuk mengelola proses bisnis dalam rantai pasokan, penting untuk memodelkan proses bisnis di

tempat pertama